Nowe okresy przechowywania dokumentacji pracowników

- Obecnie dokumentację pracowniczą przechowuje się przez 50 lat od zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika. Od 2019 roku termin przechowywania dokumentacji pracowniczej ulegnie skróceniu do 10 lat.

- Z dniem 1 stycznia 2019 roku wejdzie w życie ustawa z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją*. Przedmiotowa ustawa dokona zmian w zasadniczym obszarze związanym z prowadzeniem dokumentacji pracowniczej. Pracodawcy będą bowiem mogli przechowywać akta pracownicze krócej: 10, zamiast obecnych 50 lat. Na mocy ustawy z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją przedmiotowy termin przechowywania dokumentacji pracowniczej ulegnie skróceniu do 10 lat. Od 1 stycznia 2019 r. pracodawca będzie zatem zobowiązany przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł. Wyjątek od tej zasady będzie mógł być wprowadzony jedynie w drodze odrębnych przepisów. Niemniej jednak dla stosunków pracy nawiązanych po 31.12.1998 r. a przed 1.01.2019 r. okres przechowywania dokumentacji osobowej będzie mógł zostać skrócony. Będzie to możliwe po złożeniu oświadczenia o zamiarze przekazania za te osoby raportu informacyjnego zawierającego informacje niezbędne do wyliczenia emerytury lub renty. Informacje o zamiarze przekazywania raportów informacyjnych pracodawca – płatnik składek będzie mógł złożyć do ZUS w każdym czasie. Złożenie oświadczenia będzie decyzją dobrowolną, ale – po rozpoczęciu procesu przekazywania raportów informacyjnych – niepodlegającą zmianie i dotyczącą wszystkich zatrudnionych u danego pracodawcy. Zgodnie bowiem z przepisami złożenie oświadczenia o zamiarze przekazania raportów informacyjnych skutkować będzie obowiązkiem przekazania raportów informacyjnych za wszystkich ubezpieczonych. Oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych pracodawca – płatnik składek będzie mógł odwołać jednak tylko do czasu złożenia pierwszego raportu informacyjnego. Jeżeli pracodawca nie przekaże raportów informacyjnych, będzie zobowiązany przechowywać dokumentację pracowniczą zgodnie z przepisami obowiązującymi do dnia wejścia w życie ustawy, tj. co do zasady przez 50 lat.

 - źródło – fragmenty artykułu ze strony Prawo.pl

FacebookTwitterGoogle+Pinterest